Руководство по выбору кассового аппарата POS

Выбор кассовой системы кажется простым, пока вы не поймете, сколько всего может пойти не так. Выберите слишком простой кассовый аппарат, и он может замедлить продажи, ограничить возможности оплаты и потребовать дополнительной ручной работы. Выберите слишком сложную систему, и вам придется платить за функции, которые на самом деле не нужны вашему бизнесу.

Вот почему выбор современных POS-кассовых аппаратов требует большего, чем просто сравнение цен или оборудования. Хорошая кассовая POS-система для малого бизнеса должна соответствовать вашей среде продаж, поддерживать ваш персонал, бесперебойно обрабатывать ежедневные транзакции и оставлять возможности для роста. Для некоторых предприятий достаточно базовой настройки. По мнению других, правильный кассовый аппарат POS для использования в розничном магазине требует инструментов инвентаризации, отчетности, управления клиентами и гибкого оборудования POS..

В этой статье мы обсудим, как выбрать кассовый аппарат POS в зависимости от типа вашего бизнеса, потребностей касс, бюджета и долгосрочных целей. Вы узнаете, какие функции наиболее важны, как сравнить варианты программного и аппаратного обеспечения кассового аппарата и как найти наиболее подходящее решение для вашего магазина, не переплачивая.

Начните с потребностей вашего бизнеса

Первый шаг прост: не начинайте со сравнения брендов. Начните с анализа того, как ваш бизнес работает каждый день.

У небольшого сувенирного магазина другие потребности, чем у кафе. Магазину одежды необходимо сканирование штрих-кодов и контроль запасов. Продавцу мобильных устройств может понадобиться карманное устройство и быстрые бесконтактные платежи. Бизнесу, который продает онлайн и офлайн, может потребоваться одна система точек продаж, которая синхронизирует продукты и заказы по обоим каналам.

Задайте эти вопросы, прежде чем сравнивать кассовые аппараты POS:

• Мы продаем с одного прилавка или со многих?

• Нужна ли нам мобильность?

• Много ли у нас SKU?

• Нужны ли нам учетные записи сотрудников?

• Мы тоже продаем онлайн?

• Нужны ли нам данные о клиентах или инструменты лояльности?

Эти вопросы помогут вам избежать перекупки или недокупки. Многие компании платят за расширенные функции, которые никогда не используют. Другие выбирают базовый регистр, а затем заменяют его в течение года, поскольку он не может поддерживать рост.

Совет: Сначала запишите свои ежедневные проблемы с оформлением заказа. Затем сопоставьте функции с этими проблемами.

Выберите между базовым регистром и полной POS-системой

Не каждому бизнесу с первого дня нужна многофункциональная платформа. Некоторым нужен только надежный регистратор для оплаты наличными и картами. Другим нужна розничная POS-система, которая управляет запасами, отчетностью и управлением клиентами.

Базовый электронный кассовый аппарат обычно лучше всего подходит для очень простых кассовых операций. Он может подводить итоги продаж, печатать чеки и открывать денежный ящик. Полная кассовая POS-система для малого бизнеса обычно включает в себя программное обеспечение, доступ к облаку, отчетность, инструменты инвентаризации и интеграцию.

Когда обычного кассового аппарата может быть достаточно

• Очень маленький каталог продукции.

• Одна точка продаж

• Низкий ежедневный объем транзакций

• Ограниченные потребности в отчетности

• Нет канала электронной торговли

Когда регистр POS для малого бизнеса имеет больше смысла

• Множество продуктов или вариантов

• Частая смена акций

• Многоштатные операции

• Необходимость отчетности в режиме реального времени

• Омниканальные продажи

• Планы по масштабированию

Для многих ритейлеров реальный выбор – это не «кассовый аппарат или POS-терминал». Это вопрос «какие мощности нам нужны сейчас и сколько нам понадобится через 12–24 месяца?»

Совет: Последующая замена неправильной системы часто обходится дороже, чем выбор правильной сейчас.

Сосредоточьтесь на наиболее важных функциях

Списки функций могут быстро разрастаться. Вот почему это помогает отделить существенные функции от функций роста.

Как минимум, большинство кассовых аппаратов POS должны быстро сообщать о продажах, принимать распространенные способы оплаты, выдавать квитанции и отслеживать ежедневные транзакции. Эти основы встречаются в исходных материалах.

Кроме того, лучший POS-кассовый аппарат для малого бизнеса часто включает в себя инструменты, которые экономят время и улучшают видимость.

Основные функции

• Быстрая оплата

• Поддержка наличных, карточных и мобильных платежей

• Печать квитанций или квитанции по электронной почте

• Безопасная поддержка денежного ящика

• Основные итоги продаж и отчеты на конец дня

Функции, ориентированные на рост

• Управление запасами POS

• Профили клиентов и лояльность

• Разрешения и отслеживание персонала

• Возврат и рабочие процессы возврата

• Отчеты по нескольким местоположениям

• Синхронизация электронной торговли

• Интеграция приложений

Управление запасами особенно важно для розничной торговли. Если кассовый аппарат POS для розничной торговли не может помочь вам увидеть уровень запасов, быстрых продавцов и товары с низким запасом, он может потребовать больше ручной работы, чем устранить. Отчетность тоже имеет значение. Хорошие отчеты показывают, что было продано, когда это было продано и как бизнес работал с течением времени. В загруженных руководствах инвентаризация и отчетность рассматриваются как ключевые области ценности.

Выберите правильную настройку оборудования POS

POS-оборудование влияет на скорость, пространство и комфорт персонала. Многие компании сначала сосредотачиваются на программном обеспечении, а затем забывают о ежедневном влиянии аппаратного обеспечения.

Кассовый аппарат с сенсорным экраном на столешнице хорошо подходит для стационарной кассы. Подходит для магазинов, которые обслуживают покупателей из одной основной платежной зоны. Мобильное устройство лучше подходит для обхода очередей, всплывающих окон, общественного питания или оформления заказа у столика. Источники неоднократно отмечают, что форм-фактор имеет значение, поскольку потребности в мобильности различаются в зависимости от бизнес-модели.

Обычное оборудование POS включает в себя:

Перед покупкой подтвердите совместимость. Некоторое оборудование POS работает только внутри экосистемы одного поставщика. Другие поддерживают более открытые настройки. В материалах Shopify и Fiserv отмечается, что совместимость и комплектное оборудование могут сильно различаться.

Также подумайте об объеме транзакций. Для бутика может быть достаточно одного кассового аппарата. В часы пик загруженному розничному магазину могут потребоваться две или более станции.

Совет: Хорошее оборудование должно уменьшать количество кликов, перемещений и задержек при оформлении заказа, а не просто выглядеть современно.

Сравните реальную стоимость, а не цену наклейки

Цена является основным фактором выбора, но именно по ней многие предприятия принимают неверные решения. Они сравнивают ежемесячную плату и останавливаются на достигнутом.

POS-кассовая система для малого бизнеса может включать в себя несколько слоев затрат:

• Покупка или аренда оборудования

• Ежемесячная подписка на программное обеспечение

• Комиссия за обработку платежей

• Плата за установку или подключение

• Плата за поддержку или обучение

• Стоимость обновления

• Плата за расторжение договора

Другие источники ясно подчеркивают этот момент. В одном руководстве система разбивается на программное обеспечение, оборудование и обработку платежей. Другой советует покупателям спрашивать полную стоимость, а не только общую цену.

Вот простой взгляд на стоимость:

Более дешевая система не всегда является лучшей. Если это замедляет работу персонала, не хватает отчетов или не позволяет отслеживать запасы, со временем это может стоить дороже из-за труда, ошибок и упущенных возможностей продаж.

Проверьте безопасность, интеграцию и надежность

POS-система обрабатывает платежные данные, записи о продажах и часто информацию о клиентах. Это делает безопасность основным требованием, а не бонусом.

В исходных материалах соответствие стандартам PCI, шифрование и безопасная обработка платежей рассматриваются как важные моменты оценки. Они также подчеркивают контроль доступа и безопасную обработку транзакций.

При выборе провайдера проверьте:

• PCI-соответствие

• Зашифрованная обработка платежей

• Ролевой доступ персонала

• Отслеживание транзакций

• Безопасное облачное хранилище

• Надежные обновления программного обеспечения

Интеграции тоже имеют значение. Надежная настройка программного обеспечения кассового аппарата должна быть связана с инструментами, которые вы уже используете или планируете использовать. Общие примеры включают бухгалтерское программное обеспечение, платформы электронной коммерции, инструменты лояльности и системы инвентаризации.

Качество поддержки — еще одна часть надежности. Если ваша система выйдет из строя во время суеты на выходных, вам нужна срочная помощь. В загруженных руководствах рекомендуется проверять живую поддержку, время ответа и ресурсы для самопомощи.

Вопросы, которые стоит задать

1. Доступна ли поддержка 24/7?

2. Можем ли мы добавить интеграцию позже?

3. Можем ли мы легко экспортировать наши данные?

4. Как часто вы обновляете программное обеспечение?

5. Что произойдет, если интернет отключится?

Сопоставьте систему с вашим типом бизнеса

Лучший кассовый аппарат POS для использования в розничных магазинах может не подойти ресторанам, салонам или продавцам мобильных телефонов. Промышленность соответствует изменениям, какие инструменты имеют наибольшее значение.

Розничные магазины

Розничные торговцы обычно получают выгоду от сканирования штрих-кодов, отслеживания запасов, обработки возвратов, рекламных акций и истории покупок клиентов. POS-система для розничной торговли также должна помочь в быстром поиске продуктов и управлении вариантами.

Еда и гостеприимство

Ресторанам и кафе часто требуется быстрый ввод заказов, контроль поступления, разделение платежей и поддержка рабочего процесса персонала. Мобильность может иметь значение для обслуживания у стола.

Всплывающие окна и мобильные продавцы

Установка мобильного кассового аппарата POS хорошо подходит для рынков, мероприятий и временных помещений. Портативность, время автономной работы и бесконтактные платежи здесь важнее, чем полноценная касса. Один источник особо отмечает, что мобильные POS хорошо подходят для продавцов без фиксированного местоположения.

Омниканальный бизнес

Если вы продаете онлайн и лично, унифицированный инвентарь и синхронизация заказов становятся гораздо более важными. Система точек продаж, поддерживающая оба канала, может уменьшить перепродажу и необходимость обновления вручную. Статья Shopify прямо освещает этот вариант омниканального использования.

Используйте практический контрольный список сравнения перед покупкой

После того, как вы отберете несколько вариантов, протестируйте их. Не полагайтесь только на рекламные демонстрации или заявления на главной странице.

В материалах Akaunting и Fiserv рекомендуются демо-версии или бесплатные пробные версии, а также предлагается проверить, как система справляется с реальными задачами.

Используйте этот контрольный список во время пробного периода:

• Объявить о продаже

• Обработка возврата

• Добавить или изменить товар

• Обновить цены

• Сканировать элемент

• Запускайте ежедневный отчет

• Открыть и закрыть денежный ящик

• Сменить аккаунты сотрудников

• Проверьте поток мобильных платежей

• Просмотрите варианты связи со службой поддержки

Также читайте отзывы пользователей. Обращайте внимание на повторяющиеся жалобы на простои, медленную поддержку, скрытые платежи или сложную настройку.

Краткая сводная таблица

Совет: Если поставщик не может четко объяснить стоимость, поддержку и совместимость, воспринимайте это как предупреждающий знак.

Заключение

Выбор между POS-кассами становится проще, если вы сузите решение до нескольких основных вопросов. Что продает ваш бизнес? Где вы его продаете? Что сегодня тормозит вашу команду? Что вам нужно от системы в следующем году?

Правильный кассовый аппарат POS должен быстро обрабатывать платежи, соответствовать вашим потребностям в оборудовании, обеспечивать правильный уровень отчетности, защищать платежные данные и подключаться к системам, на которые вы полагаетесь. Прежде чем принять решение, сравните нескольких поставщиков. Запросите демо-версию. Тестируйте реальные задачи. Ознакомьтесь с полной стоимостью 12-месячного периода. Затем выберите систему, которая поможет вашей команде работать лучше, а не только ту, которая на бумаге выглядит дешевле.

В заключение, лучший выбор — это тот, который соответствует текущим потребностям и остается полезным по мере роста бизнеса. Для компаний, которым нужны надежные POS-решения, GSAN выделяется тем, что предлагает практические функции, гибкие варианты аппаратного обеспечения и инструменты, которые помогают повысить эффективность касс, управление магазином и общую операционную ценность.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Что такое кассовые аппараты POS?

О: Они обрабатывают платежи и часто добавляют отчеты, инвентарь и инструменты для клиентов.

Вопрос: Как выбрать POS-кассу?

Ответ: Сопоставьте его с типом вашего бизнеса, потоком платежей, бюджетом и планами роста.

Вопрос: Почему стоит выбрать кассовые аппараты POS вместо обычного кассового аппарата?

О: Они предлагают лучшее отслеживание, более быструю проверку и большую прозрачность бизнеса.

Вопрос: Сколько стоит кассовая POS-система для малого бизнеса?

О: Затраты включают оборудование, программное обеспечение и комиссию за обработку платежей.

Вопрос: Что должен включать в себя розничный POS-кассовый аппарат?

Ответ: Он должен поддерживать инвентаризацию, квитанции, платежи по картам и удобную ежедневную отчетность.